Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

FlowState Systems GbR
vertreten durch: Lukas Münch und Christian Bühler
Ampfelbronner Str. 14
88436 Eberhardzell

E-Mail: info@icall.ws
Website: www.icall.ws

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir beim Besuch unserer Website icall.ws und bei der Nutzung unseres AI Voice Agents „iCall“ verarbeiten und welche Rechte Sie haben.

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden (Friseursalons und ähnliche Betriebe). Soweit dennoch Daten von Verbrauchern verarbeitet werden (z. B. von Anruferinnen und Anrufern der Salons), erfolgt dies im Auftrag unserer Kundinnen und Kunden (Salonbetreiber) als Verantwortliche.

3. Datenerfassung beim Besuch unserer Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den von Ihnen verwendeten Browser automatisch Informationen an unseren Server übermittelt und temporär in sogenannten Logfiles gespeichert. Folgende Daten können dabei erhoben werden:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts (in gekürzter/gekürzter Form, soweit technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite/URL
• Referrer-URL (Website, von der aus der Zugriff erfolgt)
• verwendeter Browser und Betriebssystem

Die Verarbeitung dieser Daten ist technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an dem Betrieb einer sicheren und funktionierenden Website). Die Logfiles werden in der Regel kurze Zeit gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.

4. Cookies, lokale Speicherung & Analyse

Unsere Website verwendet in der Grundeinstellung nur technisch notwendige Cookies und eine einfache Besucherzählung, um die Nutzung der Seite besser zu verstehen und die Darstellung zu optimieren. Über das Cookie-Banner können Sie optionale Cookies (sofern eingesetzt) akzeptieren oder ablehnen.

Technisch notwendige Cookies und lokale Speichereinträge (z. B. für Dark-Mode-Einstellungen oder die Anzeige des Cookie-Banners) dienen dazu, grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen und sicheren Darstellung der Website) bzw. § 25 Abs. 2 TTDSG.

Optionale Cookies oder Analyse-Werkzeuge (sofern zukünftig eingesetzt) verwenden wir nur auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG. Details zu den konkret eingesetzten Tools (sofern aktiv) werden Ihnen im Cookie-Banner angezeigt.

5. Kontaktaufnahme & Demo-Anfragen

Wenn Sie über unsere Website eine Demo anfragen, ein Formular ausfüllen oder uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, Salonname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Sie ggf. zurückzurufen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) sowie unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation mit Interessenten und Kundinnen/Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Verarbeitung von Sprachdaten durch unseren AI-Telefonassistenten

Unser Produkt „iCall“ ist ein KI-gestützter Telefonassistent, der für unsere Kundinnen und Kunden (Friseursalons) Anrufe entgegennimmt, Termine vereinbart und einfache Serviceanfragen bearbeitet. Dabei werden Sprachdaten verarbeitet.

Art der verarbeiteten Daten: Rufnummer des Anrufers, Inhalte des Gesprächs (z. B. Terminwunsch, gewünschte Leistung, bevorzugte Stylistin), ggf. Name des Anrufers sowie technische Metadaten (Zeitpunkt, Dauer, Routing-Informationen).

Zwecke der Verarbeitung: Entgegennahme und Bearbeitung von Terminwünschen, Beantwortung einfacher Anfragen, Unterstützung der Salonorganisation, Dokumentation von Buchungen sowie Qualitäts- und Serviceoptimierung (z. B. zur Verbesserung der Erreichbarkeit).

Rechtsgrundlage: Soweit wir Sprachdaten im Auftrag eines Salons verarbeiten, erfolgt dies in der Regel auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung zwischen Salon und Anrufer) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Salons an einer effizienten Terminorganisation). Die FlowState Systems GbR agiert hierbei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Speicherung von Gesprächen: Je nach Konfiguration des jeweiligen Salons können Gesprächsinhalte (z. B. Transkripte oder Kurznotizen zum Gesprächsverlauf) in Systemen unserer Auftragsverarbeiter (siehe unten) bzw. in Kalender- oder CRM-Systemen des Salons gespeichert werden. Eine Speicherung vollständiger Audio-Mitschnitte erfolgt nur, wenn dies separat vereinbart wurde und die Anrufer entsprechend informiert werden.

Anruferinnen und Anrufer werden – soweit technisch möglich – zu Beginn des Gesprächs darauf hingewiesen, dass sie mit einem KI-gestützten Assistenten sprechen und dass ihre Angaben zur Terminvereinbarung und Serviceabwicklung verarbeitet werden.

Speicherdauer: Sprachbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks (z. B. Durchführung und Dokumentation von Terminen) erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorsehen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

7. Terminbuchung und Kalenderintegration

Für die Terminorganisation können Salon-Kalender (z. B. Google Calendar oder andere Kalender-/Buchungssysteme) angebunden werden. In diesem Rahmen verarbeitet unser System die für die Buchung erforderlichen Daten (z. B. Name, gewünschte Leistung, Zeitpunkt, Dauer, ggf. interne Notizen).

Die konkrete datenschutzrechtliche Verantwortung liegt hierbei in der Regel beim jeweiligen Salonbetreiber als Verantwortlichem im Sinne der DSGVO. Die FlowState Systems GbR agiert als Auftragsverarbeiter und verarbeitet die Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Salons (Art. 28 DSGVO).

Soweit wir selbst Terminbuchungen über unsere eigene Website (z. B. Demo-Termine) anbieten, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

8. Hosting der Website (Vercel)

Unsere Website wird bei der Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA (im Folgenden „Vercel“) gehostet. Dabei verarbeitet Vercel in unserem Auftrag die unter Abschnitt 3 genannten Nutzungsdaten (z. B. IP-Adresse, Logfiles).

Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO mit Vercel geschlossen. Die Datenverarbeitung kann auch auf Servern außerhalb der EU (z. B. in den USA) erfolgen. In diesem Fall werden geeignete Schutzmechanismen eingesetzt, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer professionellen Bereitstellung der Website).

9. Eingesetzte Dienste und Auftragsverarbeiter

Für die Bereitstellung unseres AI Voice Agents und der zugehörigen Prozesse setzen wir verschiedene spezialisierte Dienstleister ein, mit denen jeweils Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurden:

• ElevenLabs (Sprach- und Audioverarbeitung, Voice-AI): Verarbeitung von Sprachdaten zur Erzeugung und Erkennung von Sprache im Rahmen des Telefonassistenten. Die Verarbeitung kann auf Servern außerhalb der EU stattfinden; es werden geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) eingesetzt.
• n8n (Workflow-Automatisierung): Steuerung und Orchestrierung von Abläufen (z. B. Übergabe von Buchungsinformationen an Kalender oder Google Sheets).
• Google Calendar (Terminverwaltung): Speicherung und Verwaltung von Terminen für Salons; Verantwortlicher ist in der Regel der jeweilige Salonbetreiber mit eigenem Google-Account.
• Google Sheets (Datenverarbeitung und Reporting): Optional zur Dokumentation von Gesprächsdaten, Statistiken oder Buchungsübersichten eingesetzt.
• Vercel (Hosting, siehe Abschnitt 8): Bereitstellung der Website und API-Endpunkte.

Soweit eine Übermittlung in Drittländer (insbesondere USA) erfolgt, stützen wir diese Übermittlungen auf geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) sowie ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten). Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks oder Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

11. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) beruht (Art. 21 DSGVO)
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden: info@icall.ws.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO).

12. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

13. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website verwendet aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte (z. B. Formularanfragen) eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der Adresszeile Ihres Browsers ( https:// und Schloss-Symbol). Daten, die Sie an uns übermitteln, können so nicht ohne Weiteres von Dritten mitgelesen werden.